＜本当に優先すべき仕事とは？＞
業績不振に悩まれている管理会社様は、不思議なことに「ヒマ」ではありません。業績不振＝管理戸数が増えていないのですから仕事も増えないはず——なのですが、どういうわけか、どの会社様も社内に慌ただしい空気が流れています。忙しい会社・仕事が舞い込んでくる会社というのは、嫌でも売り上げが上がってしまうものです。しかし、現実にはそうではないといいます。こんなとき、まず私が確認するのはスタッフの作業内容と優先順位です。
厳しい言い方ですが、忙しいのに儲かっていないということは『お金にならないことばかりやっている』ということでしょう。売上が立たない仕事、もっと安価な人件費でできる仕事、契約内容ではあるものの料金に見合っていない仕事、そういう類の仕事にばかり時間を奪われているということです。まずはスタッフの作業の棚卸を行ない、やるべき仕事とそうでない仕事とを仕分けるべきです。そして、利益の出る仕事を優先できるように社内の仕組みを変えなければなりません。
＜理想的な仕事の優先順位＞
では、実際に社内の仕事を分類分けし、その優先順位を確認してみましょう。通常、何も考えずに仕事を進めると下記の順序になるかと思います。
1.緊急性のある仕事（クレーム・トラブル対応：現地対応・オーナー対応など）
2.受け身の仕事（電話対応：物件問合せ・入居者クレーム、退去立会いなど）
3.納期のある仕事（家賃集送金業務、オーナー報告、業者発注、募集図面作成など）
4.企画・提案系の仕事（管理受託提案、オーナーへの空室改善提案、自社の新商品作り、広報：オーナー新聞・セミナー・HP更新など）
いかがでしょうか。確かに1~3は”期日”や”相手”が追いかけてくるタイプ仕事ですから、4が後回しになってしまうのも仕方がないように思えます。そもそも1~3のようなオーナー・建物・入居者の対応こそ「賃貸管理業務」の本懐であるようにも思えます。
しかし、管理会社にとって最も生産性の高い仕事は間違いなく4です。1~3をこなすのは前提条件のようなものであって、管理会社が管理会社としてオーナーに存在感や有益性を示し、業績を上げるためには4のような「考える仕事」の優先順位を上げなくてはなりません。ほとんどの会社様は1~3で精一杯になっています。割合から言えば、全体の仕事量のうち㈬に割けている時間は３〜５％がせいぜいといったところでしょう。
この順位を改め、考える仕事の割合を増やさなくてはなりません。従来の仕事のルールを逆転させるということですから決して簡単なことではありませんが、これができなければ「忙しいのに儲からない」という負のスパイラルからの脱出は困難です。是非、図１の左上のような業務のできる社内体制を目指してください。
＜利益に見合う仕事をするには＞
最後に、優先順位を変える方法をお話します。これは冒頭で挙げた「売上が立たない仕事、もっと安価な人件費でできる仕事、契約内容ではあるものの料金に見合っていない仕事」を改善するだけでも変えられるでしょう。売り上げが立たない仕事・料金に見合わない仕事をしてしまうのは、そもそも商品・サービスの価値が社内で定まっていないからです。たとえば、料金表やパンフレットを作るだけでも社内で価値が協議され「何で利益を上げるか」が明確になるでしょう。管理契約書を作成すれば「何に料金が発生するか」がはっきりし、オーナー様からも対価を頂戴しやすくなります。
もっと安価にできる仕事とは、アルバイトに任せたり専門業者にアウトソーシングしたりすることでコストが下げられる仕事のことです。任せてしまえば、コストが下がると同時に自社スタッフに時間が生まれます。この時間は、決して余暇ではありません。先述の4の業務をこなし、オーナーの信頼を勝ち取るための大切な時間です。
