Q：管理は徐々に増えてきたのですが、やるべき業務が増えてしまっています。社内の役割分担が明確にできてないのか、とにかくいつも人手不足です。何から手をつければいいのかわかりません。何か良いアドバイスはありませんか？
A：管理会社がオーナーから与えられた「ミッション」は、なんなのでしょうか。本来のやるべき仕事ができるように、外注も検討しましょう。特に専門分野はIT化により、安いコストで外注ができるようになっています。
＜人材不足の管理会社＞
総務省発表の経済センサスによると、不動産賃貸管理業における従業員数は、一事業所あたり4.6名と言われている。賃貸管理業は業務の幅が広く、緊急性を伴う仕事も少なくないため、慢性的な人材不足に陥っている企業が多いのではないだろうか。管理会社のミッションは、『オーナーからお預かりしている物件を高稼働で運用し、その物件の資産を最大化させ、最適な運用提案をして上げること』であり、そのことに誰も異論はないはずだ。しかし実態を見てみれば、目の前のトラブル対処や作業的な仕事に、ほとんどの時間を費やし、管理会社のミッションである提案業務にまで仕事が至らず、存在感を発揮できていないケースがほとんどである。従業員の数も限られているのであるから、本来やるべき仕事の優先順位をつけなければ、目の前の業務をただこなす日々で終始してしまう。当然、生産性も高まらず、管理戸数を増やしたくても増やせない状態に陥る。
＜発想の転換で生産性をあげる＞
限られた管理料のなかで仕事を外注しては、赤字事業になってしまうという発想がその生産性を止めてしまう。いくら赤字事業にならないとしても、生産性や質が保てないようであれば、企業の成長が期待できないことになる。少し発想の転換をして、思い切って外部の専門性（外注）を使ってみてはどうか。人的資源の活用は、下記のような方法がある。
大きく分けて、内製か外注かということになるが、賃貸管理会社の仕事はほとんどが内製化されている。アウトソーシング（外注）という言葉は聞き馴染みがあるだろうが、最近ではクラウドソーシングといって、インターネットを介し仕事を不特定の人に発注できる形態がある。
＜ソーシング形態の特徴＞
例えば、チラシの製作は、外注する場合、広告代理店に製作の依頼をかける。広告代理店は、下請けに依頼をかけ、その下請けからフリーのデザイナーに発注をかけるという流れだった。ところが、クラウドソーシングは、依頼者から直接デザイナーに製作を発注できるようになった。これはいわゆる「中抜き」であるが、依頼者側は発注コストを大幅に下げられるし、受注するデザイナーも、元請けの代理店からうるさく言われることもなく、自身が希望する仕事や発注額で選ぶことができるため、お互いにとってメリットが大きい。デザインの仕事は豊富にあるが、内製化しようとしてもコストもかかるし、そもそも、その人のスキルがどれくらいかも事前判断がつきにくい。クラウドソーシングであれば、必要な時に必要なだけ人材を確保するのであるから、繁閑の差による人余りの事態を避けることができる。
＜クラウドソーシングしやすい業務＞
クラウドソーシングは、デザイン（ロゴ、バナー、イラスト等）、単純な入力作業（名刺、データ等）、ライティング（記事作成、キャッチコピー、ネーミング）などが得意分野である。つまり、クリエイティブ（創造的）や単純事務作業などとの親和性が良い。メジャーなプラットフォームは、シュフティ、ランサーズ、クラウドワークスなどがある。管理業務におけるクラウドソーシングを活用しやすい例をまとめて見た。なんでもかんでも従業員がやっているその業務領域は、本来専門性が高い業務であることがわかる。
なんとなく得意だからと、素人が見よう見まねで作る募集図面やキャッチコピーと比べれば、プロが作った募集図面の方がはるかにできは良い。当然、入居希望者が「内見したい」と思わせるデザインであれば、仲介業者にもオーナーにも受けが良いはずである。もちろん外注をすればコストが発生する。しかし、人件費と比べて見てはどうか。素人が何時間もかける人件費と、プロに任せるコスト。また出来上がったクオリティを比べてみれば、プロに外注をした方がはるかに割安であることがわかる。管理会社のミッションを達成するためには、従業員がやるべき仕事はもっと他にあるのではないだろうか。
