Q：賃貸管理戸数を拡大したいのですが、何から始めたら良いのかわかりません。どうしたら良いでしょうか。
A：管理戸数を増やすためには、スタッフの業務分析を行い、受託拡大ができるよう組織デザインを考え、リソースの確保をしましょう。
＜管理獲得のためのルーティン＞
賃貸業界にもITの波が訪れ、事業スキームそのものが変わろうとしています。時代の変化のなかで昨今では、これまで花形と言われてきた「仲介」中心の事業体型ではなく、「管理」を柱に据えようとする会社が増加しています。しかし管理を増やしたくても、どこから手をつけて良いかわからないという企業のために、いくつかポイントをご紹介します。
＜業務分析＞
管理獲得のための第一歩は、組織全体の業務分析から始まります。己を知らずして戦うことはできません。日々誰がどのような仕事をしているのかを、できるだけ細かく見ていきましょう。具体的には、スタッフ全員の一週間の業務内容の業務内容を①現場・クレーム対応（作業）、②事務作業、③出納業務、④戦略・提案業務、⑤その他（移動時間など）の５つに振り分け、どの仕事にどれだけの時間を費やしているのかを算出します。総労働時間に対してどの業務に時間を使っているのかをよく分析しましょう。
するとおそらく組織全体で９５％以上の時間が①・②・⑤に割かれていることがわかります。驚くほど受託提案をする時間が取れていないのではないのです。特にクレーム対応、優先順位の低い不明瞭な現場での作業などは、驚くほど時間を取られていることがわかります。しかも真面目に業務をこなすほど、それらの時間が膨張しますから、管理業が「ボランティア」のような収益構造になってしまします。それらを改善するためには、業務分担を明確にして、作業的な仕事はできるだけ外注を活用し、「受託」や「提案」などの攻めの仕事にシフトする必要があります。そのためには、強制的に組織の中にスラック（余裕資源）を確保しなければなりません。業務上のストレスや負荷が多ければ、モチベーションも低いため、いつまで経っても守りの体制から脱出できずに、気がつけば過重労働で人は定着せず、オーナーの信頼も得られないから管理戸数も増えないという負のスパイラルに陥ります。
＜見える化と提案ツール＞
組織内にスラックを確保したところで、次は提案できる体制の構築です。管理を受託するのに、口頭で獲得しようとしていませんか。クチのうまい営業マン一人だけに任せていては、いつまで経っても全体の獲得戸数は増えません。そこで重要なことは、受託提案ツール作りです。以前５月号で見える化とメニュー作りのことを書きましたが、さらにそれらを誰でも説明できるレベルまで作り込みます。ここでポイントですが、よくエクセルやパワーポイントで、手作り感たっぷりの資料にしている企業も多いのですが、お客様から目線で言うと「見た目」＝「信頼感」です。どれだけ良い質の管理ができても、薄っぺらな資料ではそれなりに見えてしまいます。ここはしっかりとデザイナーにフィーをお支払いして、カッコ良いパンフレットやホームページのデザインにしましょう。
＜営業チャネル＞
自社のサービスコンテンツが出来上がってきたら、次は営業をしなければなりません。一軒一軒ひたすら大家さんをまわるのも良いのですが、時間がかかりあまり効率が良いとは言えません。そこでオススメするのは、ワークショップ型セミナーです。一般的なセミナーというと一方的に講師が話をして、参加者が聞くというスタイルですが、それでは参加する大家さんの悩みや問題点を吐き出すことができません。そこでワークショップを通じてディスカッションなどを取り入れる参加型のセミナーにするのです。実在する物件の空室対策や、実際の入居者に参加してもらう入居者ニーズ意見交換などを通じて、大家さんに「話させる」ことで、参加者の満足度がグッと高まります。そしてなにより、管理会社のスタッフが一緒に学ぶ姿勢をとることで、自然と距離感が縮まるのです。
＜まとめ＞
管理を増やすことに特別な方法などありません。組織体制を整え、サービスの差別化と見える化をして、情報発信をする。簡単なことのようですが、進める順序はとても重要です。まずは組織体制を見直すことから始めましょう。
