「テレワーク」という働き方も一定程度定着してきましたが、きちんとした準備もできずに導入した為か、うまくいかずにやめてしまったという企業が多く見受けられます。
一方でテレワークで生産性が上がり、今後も継続していく予定の企業もいます。その差はどこにあるのでしょうか。
ソフトバンクが実施したテレワーク利用実態調査によると、テレワーク継続中の企業と継続できていない企業では業務の電子化やビジネスチャット等の利用状況に差があり、業務環境が影響していることがわかります。
引用元：ソフトバンク「テレワーク利用実態調査」
業務の電子化で無駄な時間の削減
書類を電子化することにより、書類の検索性が向上します。保管するときは探しやすいようにしまったつもりでも、いざ必要な時が来ると見つからないものです。PDF等の電子化された書類であれば共有フォルダ等の検索でファイル名検索すればすぐに見つかり、探す時間と手間が省けるので業務効率も上がります。また、データの為、物理的な保管場所も不要で経年劣化もしません。
一方で操作ミスでデータを消してしまうリスクやデータ改ざんリスクもありますので、バックアップやセキュリティ対策は必要です。
ビジネスチャットは導入するだけではだめ
オフィス勤務の場合は相手の表情や雰囲気を見ながらの会話だったので、話の意図が比較的伝わりやすい環境でした。テレワークでは一人で作業することが多く、業務上の連絡はメールやビジネスチャットを利用した文字情報だけで伝えなくてはなりません。文字情報だけでは、話の意図や相手の感情を読み取ることが難しくなります。
その為、丁寧な文章を心がけるのはもちろんのこと、あえて絵文字や記号を使って感情の表現をしたり、普段話しているような話言葉でやり取りをすることもチャットコミュニケーションにおいては効果的といえるでしょう。ただし、お客様や取引先等、社外の人とチャットを利用して会話する場合は適さない場合もあるので注意が必要です。
業務環境を整えることは「テレワーク」だけでなく、オフィス勤務等の通常業務においても生産性を向上させる上で必要なことです。
生産性の高いテレワークを継続させる為には業務環境を整える為のICTツールの導入はもちろん、その導入だけで満足せず、運用ルールを定める等で働きやすい環境作りをしていきましょう。